Wie Burn-Down-Charts den Projektfortschritt befeuern

Da im Projektalltag nicht immer alles nach Plan läuft und man bei den vielen Teilschritten eines Projektes schnell den Überblick verlieren kann, ist es meiner Meinung nach besonders wichtig, sich immer wieder den aktuellen Projektstand vor Augen zu führen. Eine sehr gute Möglichkeit den Fortschritt zu visualisieren und festzuhalten bieten dabei die sogenannten „Burn-Down-Charts“.
Ein Burn-Down-Chart ist eine grafische Darstellung, die den Projektstand in Form des noch verbleibenden Aufwandes oder der bisher erledigten Arbeitspakete angibt. Dabei wird auf der anderen Seite die verbleibende Zeit bis zum Stichtag oder die noch geplanten Treffen bis zur Abgabefrist festgelegt.

Somit wird ein solches Diagramm genutzt, um vorherzusagen, wann die Arbeit vollständig erledigt sein wird und ob entsprechende Deadlines eingehalten werden können.

Folgende Vorteile lassen sich dabei durch die gezielte Verwendung des Burn-Down-Charts erzielen:

1. Es liefert zeitnahe Informationen zu der Frage, welches geschätzte Arbeitspensum oder welcher geschätzter Fortschritt, in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigen werden kann.

2. Es dient als Frühwarnsystems und gibt eine Antwort auf die Frage, ob der Zeitplan eingehalten wird oder ob sich die Zeitplanung verschiebt. Dadurch können Abweichungen früher erkannt und schneller durch entsprechende Maßnahmen korrigiert werden.

3. Probleme beim Fortschritt werden sofort sichtbar.

4. Das visuelle Darstellen des Projektfortschritts fungiert dabei auch als Motivator des Projektteams.

Standartmäßig werden auf der X-Achse des Burn-Down-Charts die geschätzten Arbeitstage oder Arbeitsstunden bis zum erreichen der Fertigstellung eingetragen. Bei Projekten mit festgelegter Deadline ersetzt dieser Termin dabei die geschätzten Werte.

Auf der Y-Achse werden nun die festgelegten Arbeitspakete oder der verbleibende Projektfortschritt markiert.

Im folgenden Beispiel wurden für die Abarbeitung von drei Arbeitspaketen (Y-Achse) sieben Tage (X-Achse) vorgegeben. Zu Erledigung des ersten Arbeitspaketes benötigte das Projektteam zwei Tage, sodass noch fünf Tage bis zur Deadline übrig blieben. Da das zweite Arbeitspaket innerhalb eines Tages abgeschlossen werden konnte, waren nach dem dritten Tag noch ganze vier Tage zur Bearbeitung des letzten Paketes übrig. Während der nächsten zwei Tage traten jedoch mehrere Probleme auf, sodass das Projektteam die volle Zeit bis zur Deadline am siebten Tag in Anspruch nehmen musste.

Zu beachten ist, dass der erfolgreiche Einsatz des Burn-Down-Charts maßgeblich davon abhängt, wie präzise der Aufwand geschätzt wurde. Wenn ein Team tendenziell den Aufwand überschätzt, wird die Fortschrittslinie immer vorzeitig die X-Achse treffen, so dass das Projekt früher abgeschlossen wird, als geplant. Der umgekehrte Effekt tritt bei Unterschätzung des Aufwands ein, und das Projekt verzögert sich.