Immer wieder werde ich gefragt, wie Projekte auch mit geringeren
Zeitressourcen gut durchgeführt werden können. Meine Antwort lautet
dabei immer gleich: gutes Zeitmanagement.
Doch was macht ein gutes Zeitmanagement aus und was steckt dahinter? Zu dieser Frage möchte ich dir in den nächsten Wochen einige Methoden, Tipps und Tricks vorstellen, die sich in meiner beruflichen Projektarbeit bisher bewährt haben.
Für das Grobe (sozusagen die Holzhammer-Methode), ist das Vorgehen des Herrn Pareto meiner Meinung nach gut geeignet.
Vilfredo Pareto untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien. Dabei fand er heraus, dass 80% des Staatsvermögens im Besitz von nur 20% der Bevölkerung war. Die restlichen 20% des Vermögens verteilten sich dementsprechend auf die restlichen 80% der Bevölkerung. Daraus schlussfolgerte er, dass die italienischen Banken mit 20% Aufwand, 80% ihrer Kunden (und deren Besitz) beraten und verwalten konnten.
Ausformuliert bedeutet dies:
80% der Ergebnisse können mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.
Der Perato-Effekt lässt sich aber auch auf sehr viele andere und auch alltägliche Dinge übertragen. Interessant wird es, wenn dieses Prinzip auf Projekte angewandt wird.
Folgt man der Logik, so ergibt sich daraus, dass 80% des Projektes in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Das Ziel bei dieser Methode ist es daher, die wichtigen Aufgaben, welche das Projekt voranbringen von den unwichtigen, den „Zeitfressern“ und dem schmückenden Beiwerk zu trennen.
Das folgende Beispiel verdeutlicht das Prinzip ein wenig:
Deine Projektegruppe plant ein Projekt auf und möchte sich nach dem ersten Planungstreffen das nächste Mal in drei Tagen wieder zusammensetzen. Bis dahin soll jeder zu einem bestimmten Thema recherchieren und die Recherche in einer Präsentation aufarbeiten. Bevor du beginnst zu recherchieren, überlegst du dir, welchen Informationen zwingend notwendig sind, damit das Projektteam beim nächsten Treffen damit weiterarbeiten kann. Nun recherchierst du nur nach diesen wesentlichen Informationen und stellst deine Ergebnisse in einer Präsentation zusammen. Bei der Präsentation gilt anschließend: Die Inhalte und die grobe Form sind die wichtigsten Punkt. Diese lassen sich in 20 Prozent der gesamten Zeit fertigstellen. Die Formatierung oder das Ausarbeiten perfekter optischer Details benötigen viel mehr Arbeit und sind eher unwichtig.
Doch was macht ein gutes Zeitmanagement aus und was steckt dahinter? Zu dieser Frage möchte ich dir in den nächsten Wochen einige Methoden, Tipps und Tricks vorstellen, die sich in meiner beruflichen Projektarbeit bisher bewährt haben.
Für das Grobe (sozusagen die Holzhammer-Methode), ist das Vorgehen des Herrn Pareto meiner Meinung nach gut geeignet.
Vilfredo Pareto untersuchte Anfang des 20. Jahrhunderts die Verteilung des Bodenbesitzes in Italien. Dabei fand er heraus, dass 80% des Staatsvermögens im Besitz von nur 20% der Bevölkerung war. Die restlichen 20% des Vermögens verteilten sich dementsprechend auf die restlichen 80% der Bevölkerung. Daraus schlussfolgerte er, dass die italienischen Banken mit 20% Aufwand, 80% ihrer Kunden (und deren Besitz) beraten und verwalten konnten.
Ausformuliert bedeutet dies:
80% der Ergebnisse können mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen 80% Aufwand.
Der Perato-Effekt lässt sich aber auch auf sehr viele andere und auch alltägliche Dinge übertragen. Interessant wird es, wenn dieses Prinzip auf Projekte angewandt wird.
Folgt man der Logik, so ergibt sich daraus, dass 80% des Projektes in 20% der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Das Ziel bei dieser Methode ist es daher, die wichtigen Aufgaben, welche das Projekt voranbringen von den unwichtigen, den „Zeitfressern“ und dem schmückenden Beiwerk zu trennen.
Das folgende Beispiel verdeutlicht das Prinzip ein wenig:
Deine Projektegruppe plant ein Projekt auf und möchte sich nach dem ersten Planungstreffen das nächste Mal in drei Tagen wieder zusammensetzen. Bis dahin soll jeder zu einem bestimmten Thema recherchieren und die Recherche in einer Präsentation aufarbeiten. Bevor du beginnst zu recherchieren, überlegst du dir, welchen Informationen zwingend notwendig sind, damit das Projektteam beim nächsten Treffen damit weiterarbeiten kann. Nun recherchierst du nur nach diesen wesentlichen Informationen und stellst deine Ergebnisse in einer Präsentation zusammen. Bei der Präsentation gilt anschließend: Die Inhalte und die grobe Form sind die wichtigsten Punkt. Diese lassen sich in 20 Prozent der gesamten Zeit fertigstellen. Die Formatierung oder das Ausarbeiten perfekter optischer Details benötigen viel mehr Arbeit und sind eher unwichtig.
Keine Kommentare:
Kommentar veröffentlichen